GED EMC Gestion Document Documents

La gestion Ă©lectronique de documents Ă©volue avec le temps et couvre de plus en plus de domaines. De ce fait, Ă  la question « Qu’est ce que la GED?« , vous trouverez toujours une rĂ©ponse ambiguĂ« ou vague. La GED est l’utilisation d’un système informatique permettant d’englober toutes les technologies qui gèrent les flux de documents entrant, sortant ou circulant au sein d’une entreprise. Ces technologies informatiques sont conçues pour dĂ©matĂ©rialiser des documents afin de gĂ©rer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numĂ©riques de toutes provenances. Concrètement, une GED regroupe l’ensemble des outils, mĂ©thodes et bonnes pratiques visant Ă  numĂ©riser et fluidifier la gestion des documents d’une entreprise.

GED, GEC et ECM : Quelle différence ?

L’ambiguĂŻtĂ© de la gestion documentaire est telle que de plus en plus d’entreprises optent pour le « ZĂ©ro Papier » et se lancent dans des processus de dĂ©matĂ©rialisation sans toutefois prendre le temps d’analyser rĂ©ellement les technologies adaptĂ©es Ă  leurs besoins. Bien que les solutions prĂ©sentes sur le marchĂ© englobent gĂ©nĂ©ralement toutes ces notions, on peut noter :

  • GED (Gestion Electronique de Documents) dĂ©finit l’ensemble des moyens informatiques, logiciels et matĂ©riels, utilisĂ©s pour gĂ©rer les documents d’une organisation.
  • GEC (Gestion Electronique de Courrier) gĂ©nĂ©ralement englobĂ©e par les solutions de GED, c’est un concept qui regroupe la gestion des correspondances numĂ©riques et physiques.
  • ECM (Entreprise Content Management) qui est un système de gestion centralisĂ©e des contenus permettant de regrouper et gĂ©rer des informations de diffĂ©rentes natures (Courrier, facture client, livrables, etc.) ainsi que les processus associĂ©s.

Il convient donc de noter que les ECM regroupent les fonctions de GED et de GEC; toutefois les processus de Gestion de Documents regroupent plusieurs Ă©tapes indispensables Ă  savoir:

  • L’acquisition de documents : C’est l’Ă©tape de dĂ©matĂ©rialisation des documents. elle peut se faire par numĂ©risation, par tĂ©lĂ©versement (TĂ©lĂ©charger directement du disque dur), par email, etc.
  • Le traitement : Une fois la collecte des documents, ces derniers doivent ĂŞtre organisĂ©s, classĂ©s et indexĂ©s dans le but de faciliter leur accès et leur exploitation par les utilisateurs.
  • La sauvegarde et la diffusion : Une fois les documents structurĂ©s et organisĂ©s selon divers critères (date de crĂ©ation, auteur, rĂ©fĂ©rence, contenu du texte, donnĂ©es mĂ©tier, etc.), il est nĂ©cessaire d’assurer l’intĂ©gritĂ© de ceux ci, ce qui passe non seulement par un stockage dans un espace adĂ©quat mais aussi par l’attribution des droits (quelles sont les personnes ou les services Ă  pouvoir y accĂ©der ?) et conditions (lecture seule ? commentaires uniquement ? Modification autorisĂ©e ?) d’accès.
  • L’archivage : Chaque document a un cycle de vie plus ou moins long et est parfois modifiĂ© au cours de son existence. L’utilisation de GED vous permet de garder un historique prĂ©cis de ces changements, et vous pouvez revenir aux versions prĂ©cĂ©dentes si nĂ©cessaire.

Quels sont les avantages de la GED ?

Bien qu’encore peu connue de la plus grande majoritĂ© des entreprises, notamment des PME et des TPE, la GED est un enjeu Ă©norme sur la productivitĂ© notamment :

  • L’amĂ©lioration de la protection et de l’intĂ©gritĂ© des donnĂ©es : Les documents physiques sont exposĂ©s Ă  de nombreux risques (incendie, intempĂ©ries, vol, dĂ©gradation, etc.), ceux-ci Ă©tant Ă©liminĂ©s grâce Ă  la numĂ©risation et au stockage des donnĂ©es dans les espaces proposĂ©s par les outils de gestion documentaire tout en proposant de nombreux outils permettant d’assurer le suivi et l’intĂ©gritĂ© des donnĂ©es Ă  l’instar du versioning, de l’historique d’accès et de modification des documents et bien d’autres.
  • La rĂ©duction du papier: enjeu majeur de la GED, la dĂ©matĂ©rialisation des documents permet de gagner non seulement en espace de stockage physique dans les locaux, mais aussi de contribuer Ă  la rĂ©duction des coĂ»ts liĂ©s aux traitements physiques des documents (Rame de papier, salle d’archives, etc.)
  • La facilitĂ© d’accès aux documents : elle va de pair avec la GED, mettant fin au besoin d’ĂŞtre sur site pour pouvoir accĂ©der, partager, ou modifier un document quelconque.
  • Uniformisation et standardisation des documents : Selon sa nature, un document peut ĂŞtre amenĂ© Ă  devoir respecter une certaine mise en forme, Ă  ĂŞtre enregistrĂ© sous un format en particulier ou encore Ă  ĂŞtre nommĂ© suivant une terminologie prĂ©cise, ce processus Ă©tant entièrement automatisĂ© par la GED. Tout cela permet de fluidifier les processus mĂ©tier en accĂ©lĂ©rant l’enchaĂ®nement des sĂ©quences opĂ©rationnelles d’habitude rĂ©alisĂ©es manuellement.
  • AmĂ©lioration des Collaborations (Clients, Fournisseurs) : Un  logiciel de gestion Ă©lectronique des documents s’intègre Ă  votre outil de facturation pour envoyer et classer automatiquement vos factures. Un circuit d’approbation peut y ĂŞtre associé qui permet au client d’approuver le document via leur tablette ou smartphone. Les factures sont alors classĂ©es, transmises Ă  la comptabilitĂ© puis archivĂ©e de façon simple, efficace et automatique.
  • Automatisation des workflows : comme vu prĂ©cĂ©demment, la GED amĂ©liore les flux dĂ©cisionnels et facilite l’exĂ©cution des workflows grâce Ă  l’automatisation de nombreux processus afin de les accĂ©lĂ©rer, fiabiliser et rentabiliser. 

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