La gestion électronique de documents évolue avec le temps et couvre de plus en plus de domaines. De ce fait, à la question « Qu’est ce que la GED?« , vous trouverez toujours une réponse ambiguë ou vague. La GED est l’utilisation d’un système informatique permettant d’englober toutes les technologies qui gèrent les flux de documents entrant, sortant ou circulant au sein d’une entreprise. Ces technologies informatiques sont conçues pour dématérialiser des documents afin de gérer, indexer, stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes provenances. Concrètement, une GED regroupe l’ensemble des outils, méthodes et bonnes pratiques visant à numériser et fluidifier la gestion des documents d’une entreprise.
GED, GEC et ECM : Quelle différence ?
L’ambiguïté de la gestion documentaire est telle que de plus en plus d’entreprises optent pour le « Zéro Papier » et se lancent dans des processus de dématérialisation sans toutefois prendre le temps d’analyser réellement les technologies adaptées à leurs besoins. Bien que les solutions présentes sur le marché englobent généralement toutes ces notions, on peut noter :
- GED (Gestion Electronique de Documents) définit l’ensemble des moyens informatiques, logiciels et matériels, utilisés pour gérer les documents d’une organisation.
- GEC (Gestion Electronique de Courrier) généralement englobée par les solutions de GED, c’est un concept qui regroupe la gestion des correspondances numériques et physiques.
- ECM (Entreprise Content Management) qui est un système de gestion centralisée des contenus permettant de regrouper et gérer des informations de différentes natures (Courrier, facture client, livrables, etc.) ainsi que les processus associés.
Il convient donc de noter que les ECM regroupent les fonctions de GED et de GEC; toutefois les processus de Gestion de Documents regroupent plusieurs étapes indispensables à savoir:
- L’acquisition de documents : C’est l’étape de dématérialisation des documents. elle peut se faire par numérisation, par téléversement (Télécharger directement du disque dur), par email, etc.
- Le traitement : Une fois la collecte des documents, ces derniers doivent être organisés, classés et indexés dans le but de faciliter leur accès et leur exploitation par les utilisateurs.
- La sauvegarde et la diffusion : Une fois les documents structurés et organisés selon divers critères (date de création, auteur, référence, contenu du texte, données métier, etc.), il est nécessaire d’assurer l’intégrité de ceux ci, ce qui passe non seulement par un stockage dans un espace adéquat mais aussi par l’attribution des droits (quelles sont les personnes ou les services à pouvoir y accéder ?) et conditions (lecture seule ? commentaires uniquement ? Modification autorisée ?) d’accès.
- L’archivage : Chaque document a un cycle de vie plus ou moins long et est parfois modifié au cours de son existence. L’utilisation de GED vous permet de garder un historique précis de ces changements, et vous pouvez revenir aux versions précédentes si nécessaire.
Quels sont les avantages de la GED ?
Bien qu’encore peu connue de la plus grande majorité des entreprises, notamment des PME et des TPE, la GED est un enjeu énorme sur la productivité notamment :
- L’amélioration de la protection et de l’intégrité des données : Les documents physiques sont exposés à de nombreux risques (incendie, intempéries, vol, dégradation, etc.), ceux-ci étant éliminés grâce à la numérisation et au stockage des données dans les espaces proposés par les outils de gestion documentaire tout en proposant de nombreux outils permettant d’assurer le suivi et l’intégrité des données à l’instar du versioning, de l’historique d’accès et de modification des documents et bien d’autres.
- La réduction du papier: enjeu majeur de la GED, la dématérialisation des documents permet de gagner non seulement en espace de stockage physique dans les locaux, mais aussi de contribuer à la réduction des coûts liés aux traitements physiques des documents (Rame de papier, salle d’archives, etc.)
- La facilité d’accès aux documents : elle va de pair avec la GED, mettant fin au besoin d’être sur site pour pouvoir accéder, partager, ou modifier un document quelconque.
- Uniformisation et standardisation des documents : Selon sa nature, un document peut être amené à devoir respecter une certaine mise en forme, à être enregistré sous un format en particulier ou encore à être nommé suivant une terminologie précise, ce processus étant entièrement automatisé par la GED. Tout cela permet de fluidifier les processus métier en accélérant l’enchaînement des séquences opérationnelles d’habitude réalisées manuellement.
- Amélioration des Collaborations (Clients, Fournisseurs) : Un logiciel de gestion électronique des documents s’intègre à votre outil de facturation pour envoyer et classer automatiquement vos factures. Un circuit d’approbation peut y être associé qui permet au client d’approuver le document via leur tablette ou smartphone. Les factures sont alors classées, transmises à la comptabilité puis archivée de façon simple, efficace et automatique.
- Automatisation des workflows : comme vu précédemment, la GED améliore les flux décisionnels et facilite l’exécution des workflows grâce à l’automatisation de nombreux processus afin de les accélérer, fiabiliser et rentabiliser.
