Dématérialisation des documents comptables et administratifs
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Objectifs de la formation

  • Mettre en œuvre un projet de dématérialisation de documents comptables et administratifs.
  • S’approprier la démarche et les outils de la dématérialisation.
  • Mesurer les impacts pour l’entreprise et modifier ses pratiques afin de s’adapter aux nouvelles technologies.
  • Connaître le cadre réglementaire de la dématérialisation des documents et s’assurer de la reconnaissance légale d’un document électronique.

Audience

Directions, responsables comptables et financiers, fiscalistes, directions de services opérationnels et directions informatiques, chefs de projet.

Prérequis

Être impliqué dans un projet de dématérialisation des documents comptables et administratifs.

Durée

2 jours

Programme détaillé

Module 1 : Dématérialiser : enjeux et champ d’application

  • Quelle obligation ? Quelles motivations pour l’entreprise ?
  • Les documents concernés
    • Transactions d’achats et de ventes : contrats, bons de commande, bons de livraison, factures
    • Bulletins de paie
    • Déclarations, attestations
    • Transactions financières
    • Documents numériques liés aux processus comptables
    • Contrats

Module 2 : Contraintes juridiques et techniques de la dématérialisation

  • Respecter les aspects juridiques et fiscaux propres à chaque document dématérialisé
  • Dématérialisation des bulletins de paie : loi n°2009-526
  • Déclarations fiscales et sociales : obligations de télé déclarations, les règles de la TVA
  • Dématérialisation des marchés publics
  • La facture électronique : Directive européenne 2001/115/CE
  • Étude de cas : les mentions à porter sur la facture transmise par voie électronique
  • Connaître les règles de la comptabilité informatisée
  • Satisfaire aux exigences en matière de preuve (art. 410-4 du PCG)
  • Garantir la conservation des données mais également leur reconnaissance
  • Optimiser le traitement des documents numériques
  • Assurer la permanence du chemin de révision
  • Souscrire à l’obligation de présentation fiscale (LPF art. L.47 A)

Module 3 : Méthodes et outils de dématérialisation

  • La Gestion Électronique des Documents (GED), le workflow
  • Les différents types d’échanges par voie électronique
  • Authentification et gestion des sécurités
  • L’archivage électronique des documents
  • Quels sont les moyens possibles ? Numérisation/archivage électronique de documents selon la norme AFNOR NF Z42-013
  • Force probante d’un système d’archivage
  • Les solutions fonctionnelles d’échange électronique de données
  • La facture électronique signée
  • Le scan : pour homogénéiser le support
  • La Lecture Automatique des Documents (LAD) pour homogénéiser les flux
  • L’Échange de Données Informatisées (EDI)
  • La plateforme de dématérialisation
  • Exemples de solutions de dématérialisation : principaux éditeurs et solutions du marché

Module 4 : Projet et mise en œuvre de la dématérialisation : comment faire évoluer ses procès ?

  • Démarche générale en mode “projet”
  • Définir les objectifs
  • Rédiger le cahier des charges : les points de vigilance
  • Intégrer les outils dans le système d’information
  • Choisir la solution à mettre en œuvre : quel format ? Quelles ressources ? Quel budget ? Comment déployer ?
  • Focus sur la dématérialisation des factures fournisseurs et clients
  • Prérequis : choix d’ordre stratégique, dimension fiscale et juridique, impact en terme d’organisation comptable et contrôle interne
  • Définition du périmètre : dématérialisation des factures fournisseurs et/ou des factures clients
  • Les points spécifiques de la mise en œuvre
  • Cas pratique

Méthodes pédagogiques

  • Nos formations sont jalonnées de cas pratiques et d’exemples concrets, alliés à des connaissances techniques
  • Notre pédagogie favorise l’interactivité entre participants et intervenants
  • Un support est remis en début de formation à chaque participant et est disponible sur l’espace pédagogique en ligne

Les plus de formation

  • Un panorama des points à contrôler lors de la mise en œuvre d’un projet de dématérialisation comptable
  • Des exemples opérationnels et des retours d’expérience pour mieux appréhender la mise en application concrète de la dématérialisation dans sa propre organisation