Gérer les archives sans être archiviste
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Objectifs

  • Maîtriser les outils et les procédures d’archivage
  • Identifier les différents supports de stockage
  • Connaître les obligations légales de la gestion des archives

Audience

Toute personne amenée à gérer des archives (or dossiers patients dans le cadre d’archives hospitalières) : responsable documentation, responsable services généraux, comptable, responsable informatique, responsable archives, responsable qualité, secrétaire / assistant

Prérequis

Travailler dans un service de documentation / d’archives ou être en charge de la gestion des archives

Durée de la formation

2 jours,

Programme détaillé

Module 1 : Découvrir l’archivage : métier et contexte réglementaire

  • Que veut dire archiver ?
  • Identifier les documents dont on aura besoin demain
  • Conserver les archives dans le temps
  • Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage
  • Découvrir les archives
  • Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
  • Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
  • Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables
  • La chaîne de traitement archivistique
  • Evaluer les documents
  • Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
  • Archives et documentation
  • Original et copie
  • Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

     Législation et réglementation

  • Archives publiques et archives privées
  • Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques
  • Connaître les procédures et outils de l’archivage

Le versement

  • Le bordereau de versement
  • La qualité du versement
  • Le rôle de l’archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

  • La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
  • Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
  • Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

  • La sélection des éliminables : règles à respecter
  • Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
  • Les destructions : comment et par qui ?

Module2 : Organiser un projet d’archivage

  • Créer des outils adaptés
  • Le tableau de gestion
  • Les durées de conservation (DUA)
  • Le plan de classement
  • Inventaire et récolement
  • Les locaux d’archivage
  • Vocabulaire et règles d’organisation
  • Estimer le volume d’archives
  • Récolement de l’existant documentaire
  • Conditionnement et rangement
  • Les locaux et le choix du matériel
  • Assurer l’aménagement et la sécurité

Module3 : Elaborer une politique d’archivage

  • Focus sur l’archivage électronique
  • Les supports d’archives dans l’environnement électronique
  • Normes et premières notions de dématérialisation
  • Les archives natives électroniques
  • Le rôle de la charte
  • Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
  • A quoi sert une charte d’archivage ?
  • Le coût de l’archivage
  • Comment le mesurer ?
  • Choisir les bonnes options
  • Coûts techniques et coûts d’organisation

Méthodes pédagogiques

3 Ateliers pratiques permettent aux participants de repartir de la formation avec des outils immédiatement utilisables : un bordereau de versement, un tableau de gestion type, des délais de conservation bien identifiés

Les plus de la formation

Tout ce que vous devez savoir pour gérer de manière optimale vos archives