La gestion informatisée des archives et de la documentation : Organisation, codification et informatisation
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Objectifs de la formation

  • Définir la place de la gestion des documents dans l’entreprise
  • Maitriser les outils et les procédures d’archivage
  • S’initier au records management, champ de l’organisation et de la gestion des documents d’archives, et développer un programme de records management
  • Identifier les différents supports de stockage
  • Connaitre les obligations légales de la gestion des archives
  • Acquérir les notions autour de l’archivage électronique

Audience

  • Responsable documentation
  • Responsable services généraux, comptable
  • Responsable informatique, responsable archive
  • Responsable qualité, secrétaire/ Assistant

Prérequis

Aucun

Durée

8 jours

Programme détaillé

Module 1 : La fonction archivage :

  • Les objectifs et les missions.
  • La terminologie et le cadre normatif.

Module 2 : Outils de gestion :

  • Typologies de documents : différencier la documentation des documents d’archives.
  • Procédures de gestion : analyse, tri, versement, recherche, consultation, destruction.
  • Tableaux de gestion, plan de classement et inventaire.
  • Principes de sécurité et de confidentialité.

Module 3 : Organisation et classement dans un service

  • Démarche qualité.
  • Procédures et règles à suivre.
  • Salle archives et sécurité.
  • Aménagements et bonnes pratiques (boîtes, rangements…).

Module 4 : Gestion des archives pour garder l’essentiel et les impératifs légaux

  • Connaître les bases du cycle de vie des archives.
  • Appliquer les durées de conservation et exploiter des outils simples de gestion des archives.
  • Savoir trier et jeter pour gagner de la place.
  • Faire le lien entre la fonction archivage et la gestion documentaire
  • Cadre réglementaire (principaux textes de références)
  • Droit de la preuve.
  • L’original et la copie.

Module 5 : Rechercher l’information sur Internet

  • Appliquer une méthode de recherche par étapes, grâce aux outils de recherche sur Internet.
  • Savoir formuler des requêtes plus efficaces dans les moteurs de recherche et gagner du temps.
  • Savoir valider des sources et les organiser pour les retrouver facilement.
  • Elaborer un répertoire de sources pour le partager avec ses collègues.

Module 6 : Le plan d’actions pour son projet archives : les principales étapes

Méthodes pédagogiques

  • Nos formations sont jalonnées de cas pratiques et d’exemples concrets, alliés à des connaissances techniques
  • Notre pédagogie favorise l’interactivité entre participants et intervenant
  • Un kit est remis en début de formation à chaque participant et est disponible sur l’espace pédagogique en ligne

Les plus de la formation

La formation est animée par des experts dans le domaine avec plus de 15 ans d’expérience dans la formation professionnelle