Organisation de la documentation d’entreprise
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Objectifs de la formation

  • Analyser l’information, identifier les points essentiels.
  • Mettre en œuvre et connaître la chaîne de gestion documentaire : Classement, stockage, diffusion, archivage.

Public visé

Assistants, secrétaires, gestionnaires de l’information au sein d’une entreprise.

Prérequis

Aucun

Durée

2 jours

Programme détaillé

Module 1 : Analyse documentaire :

  • Définition, finalité, usages, méthodes.
  • Analyses morphologique, syntaxique et sémantique.

Module 2 : Le document :

  • Définition et typologie : Courrier papier ou électronique, document administratif, document technique, document externe.
  • Caractéristiques du document.
  • Spécificités du document électronique.

Module 3 : Les notions de dossiers et fichiers dans l’environnement électronique.

module 4 : Rangement des documents :

  • Notions de base : Classification, classe, classement, indexation, catégorie, métadonnées
  • Classement physique et classement intellectuel.
  • Modes de classement : Thématique, alphabétique, numérique, chronologique.
  • Systèmes de classement : Encyclopédiques, à facettes, spécialisés (ex : Dewey, CDU, Colon classification…).
  • Plan de classement.
  • Création d’une indexation.
  • Traitement des dossiers : Pertinence des titres, structuration des dossiers.

Module 5 : Circulation des documents :

  • Traçabilité des documents.
  • Diffusion des documents.

Module 6 : Archivage des documents :

  • Durées légales de conservation.
  • Plan d’archivage.

Méthodes pédagogiques

  • Apports méthodologiques 40 %
  • Echanges et retours d’expériences 30%
  • Exercices en individuel et en sous-groupes 30%

Les plus de la formation

Tout ce que vous devez savoir pour organiser de manière optimale vos documents