Objectifs de la formation
- Analyser l’information, identifier les points essentiels.
- Mettre en œuvre et connaître la chaîne de gestion documentaire : Classement, stockage, diffusion, archivage.
Public visé
Assistants, secrétaires, gestionnaires de l’information au sein d’une entreprise.
Prérequis
Aucun
Durée
2 jours
Programme détaillé
Module 1 : Analyse documentaire :
- Définition, finalité, usages, méthodes.
- Analyses morphologique, syntaxique et sémantique.
Module 2 : Le document :
- Définition et typologie : Courrier papier ou électronique, document administratif, document technique, document externe.
- Caractéristiques du document.
- Spécificités du document électronique.
Module 3 : Les notions de dossiers et fichiers dans l’environnement électronique.
module 4 : Rangement des documents :
- Notions de base : Classification, classe, classement, indexation, catégorie, métadonnées
- Classement physique et classement intellectuel.
- Modes de classement : Thématique, alphabétique, numérique, chronologique.
- Systèmes de classement : Encyclopédiques, à facettes, spécialisés (ex : Dewey, CDU, Colon classification…).
- Plan de classement.
- Création d’une indexation.
- Traitement des dossiers : Pertinence des titres, structuration des dossiers.
Module 5 : Circulation des documents :
- Traçabilité des documents.
- Diffusion des documents.
Module 6 : Archivage des documents :
- Durées légales de conservation.
- Plan d’archivage.
Méthodes pédagogiques
- Apports méthodologiques 40 %
- Echanges et retours d’expériences 30%
- Exercices en individuel et en sous-groupes 30%
Les plus de la formation
Tout ce que vous devez savoir pour organiser de manière optimale vos documents