function runOnFormSubmit_sf3z8da0d9c647f005097a028bc877167edc75588ad2b52696201c96f43f664e72e9(th){
/*Before submit, if you want to trigger your event, “include your code here”*/
};
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Optimiser l’organisation de vos documents électroniques
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Objectifs de la formation
- Appliquer une méthodologie de classement
- Organisation pour bien gérer vos documents électroniques.
- Elaborer un plan de classement en fonction de vos typologies de documents
- Restitution et analyse critique
Audience
- Propriétaires de systèmes et de processus,
- Utilisateurs, informaticiens,
- Personnel de l’assurance qualité
- Archivistes,
- Chefs de projet.
Prérequis
Aucun
Durée
2 jours
Programme détaillé
Module 1 : Classement ou rangement ? :
- Différences entre le classement et le rangement.
- Comprendre la notion de classement à travers des exemples
- Rappels sur les typologies de documents, les supports, les formats…
- Auto diagnostic de son organisation : je range ? Je classe ? Pourquoi faire ? Pour qui ?
Module 2 : Classer quoi ? Classer pourquoi ? :
- Identifier les flux générant du document
- Cartographier ces flux et identifier les points faibles de l’organisation
- Dois-je tout classer ?
- Je classe des documents mais dans quel but ?
- Comment gérer les différentes versions de document ?
Module 3 : Organiser le classement concrètement
- Les règles de nommage et la gestion du version ING : les bonnes pratiques
- Le plan de classement électronique : les différents types de plan de classement
- Classer en fonction de l’hébergement des documents : local, serveurs partagés, au sein d’une GED
- Dois-je indexer ? Ajouter des métadonnées ? : exemples et exercices
- Trier ? Détruire ? Purger ? Quelles sont les règles à mettre en place ?
Méthodes pédagogiques
- Apports méthodologiques 40%
- Travaux pratiques en individuel ou en sous-groupe 60%
Les plus de la formation
Tous ce que vous devez savoir pour mieux optimiser l’organisation de vos documents électroniques
Compétences cibles
- Créer ou faire évoluer une organisation de la documentation électronique
- Savoir mettre en place un plan de classement et des règles de nommage
- Savoir-faire l’analyse des besoins de son organisation pour construire une gestion des documents électroniques cohérente