Optimiser l’organisation de vos documents électroniques
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Objectifs de la formation

  • Appliquer une méthodologie de classement
  • Organisation pour bien gérer vos documents électroniques.
  • Elaborer un plan de classement en fonction de vos typologies de documents
  • Restitution et analyse critique

Audience

  • Propriétaires de systèmes et de processus,
  • Utilisateurs, informaticiens,
  • Personnel de l’assurance qualité
  • Archivistes,
  • Chefs de projet.

Prérequis

Aucun

Durée

2 jours

Programme détaillé

Module 1 : Classement ou rangement ? :

  • Différences entre le classement et le rangement.
  • Comprendre la notion de classement à travers des exemples
  • Rappels sur les typologies de documents, les supports, les formats…
  • Auto diagnostic de son organisation : je range ? Je classe ? Pourquoi faire ? Pour qui ?

Module 2 : Classer quoi ? Classer pourquoi ? :

  • Identifier les flux générant du document
  • Cartographier ces flux et identifier les points faibles de l’organisation
  • Dois-je tout classer ?
  • Je classe des documents mais dans quel but ?
  • Comment gérer les différentes versions de document ?

Module 3 : Organiser le classement concrètement

  • Les règles de nommage et la gestion du version ING : les bonnes pratiques
  • Le plan de classement électronique : les différents types de plan de classement
  • Classer en fonction de l’hébergement des documents : local, serveurs partagés, au sein d’une GED
  • Dois-je indexer ? Ajouter des métadonnées ? : exemples et exercices
  • Trier ? Détruire ?  Purger ?  Quelles sont les règles à mettre en place ?

Méthodes pédagogiques

  • Apports méthodologiques 40%
  • Travaux pratiques en individuel ou en sous-groupe 60%

Les plus de la formation

Tous ce que vous devez savoir pour mieux optimiser l’organisation de vos documents électroniques

Compétences cibles

  • Créer ou faire évoluer une organisation de la documentation électronique
  • Savoir mettre en place un plan de classement et des règles de nommage
  • Savoir-faire l’analyse des besoins de son organisation pour construire une gestion des documents électroniques cohérente